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予定管理

オフィスでの会議の効率化

オフィスで会議を効率化しようと思ったら、メンバー全員が予定時刻5分前に所定場所に集まるように習慣づけることです。多くの企業の活動を散見すると、開始時刻ギリギリか、何分か遅れてくる人がいますが、これでは不合格です。5分前に着席し、この会議の目的は何か、どこまで決めなければならないのか、資料には目を通したか、自分はどういう発言をしよう、という具合に参加者全員が予習することが大切なのです。これを実行すれば、時間の短縮になることはもちろん、今日は決まらなかったから来週もう一度ミーティングしようなどという無駄な時間はオフィスから消えることでしょう。

会議の効率化についてのコツ

オフィスでは会議が頻繁に行われます。中には、話が脱線して無駄に時間が長引くこともあります。たいていの社員は他にも仕事を抱えているため、出来る限り時間を短縮して効率化をすることが重要です。そのために、オフィスでの会議の前にはレジュメを用意することをおすすめします。長時間になることが予想されるのならば、タイムテーブルを用意することも効率化についてのコツです。当日までにそれらに目を通しておき、内容を頭にいれておきます。当日はそれらに沿って話をしていくことで脱線することも少なくなり、結果的に時間の短縮につながります。

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